Schatten-KI wird zur Führungsfrage

„72 Prozent der Unternehmen nutzen GenAI. Aber nur 23 Prozent haben ein System über die Pilotphase hinaus skaliert. Die Mitarbeitenden sind längst weiter als die Strategie. Der Druck kommt von unten. Und er wird 2026 zur Führungsfrage.“ – Tobi, Redakteur bei Leaders of AI​

Dieses Zitat beschreibt treffend eine Entwicklung, die sich in vielen Organisationen zeigt:GenAI ist längst im Alltag angekommen – aber nicht zwingend in der offiziellen Strategie.

Mitarbeitende nutzen KI-Tools, um E-Mails zu formulieren, Recherchen zu beschleunigen, Präsentationen zu strukturieren oder komplexe Texte zu vereinfachen. Gleichzeitig sind Richtlinien oft vage, unklar oder noch gar nicht formuliert. Die Folge: Es entsteht eine Schattenwelt der Nutzung – eine Schatten-KI.

Was Schatten-KI eigentlich ist

Schatten-KI meint all jene GenAI-Anwendungen, die im Unternehmen genutzt werden, ohne dass sie:

• offiziell eingeführt

• technisch integriert

• oder strategisch eingeordnet sind.

Ähnlich wie früher bei „Shadow IT“ nutzen Menschen pragmatisch, was ihnen hilft, ihre Arbeit zu bewältigen. Nicht, weil sie Regeln brechen wollen, sondern weil sie leistungsfähig bleiben wollen.

Damit verschiebt sich die Frage weg von:„Nutzen wir bei uns überhaupt KI?“hin zu:„Wie bewusst, reflektiert und verantwortungsvoll nutzen wir das, was ohnehin schon da ist?“

Der Druck kommt von unten – was das für Führung bedeutet

Wenn Mitarbeitende weiter sind als die Strategie, entsteht ein Spannungsfeld:

• Die operative Ebene experimentiert, probiert aus, findet Lösungen.

• Die formale Organisation hinkt hinterher mit klaren Leitplanken, Rollen und Verantwortlichkeiten.

• Führungskräfte geraten in eine neue Rolle: von „Entscheider:in“ zu Rahmengeber:in.

Genau hier wird Schatten-KI zur Führungsfrage:

• Wie gehen wir mit etwas um, das wir nicht komplett kontrollieren können?

• Wie ermöglichen wir Nutzen, ohne Risiken zu ignorieren?

• Wie schaffen wir Raum für Lernen, statt nur zu regulieren?

Führung wird damit weniger zur Frage von Tools – und mehr zur Frage von Haltung, Kommunikation und Kultur.

Psychologische Sicherheit als Voraussetzung

Damit offen über KI-Nutzung gesprochen werden kann, braucht es psychologische Sicherheit. Mitarbeitende müssen das Gefühl haben, sagen zu dürfen:

• „Ich nutze KI dafür …“

• „Hier sehe ich Risiken …“

• „Ich bin unsicher, ob das so in Ordnung ist …“

Ohne dieses Klima entsteht Schweigen: KI wird genutzt, aber nicht reflektiert. Fehler, Verzerrungen oder Datenschutzrisiken werden unsichtbar, bis sie zu einem Problem werden. Aus einer Lernchance wird ein Kontrollverlust.

Führung, die Schatten-KI ernst nimmt, schafft daher:

• Räume für offene Gespräche zur Nutzung von GenAI

• eine Kultur, in der Experimente erlaubt, aber nicht naiv sind

• Klarheit darüber, wo rote Linien verlaufen (Datenschutz, Vertraulichkeit, ethische Grenzen)

  
  

Von Verbot vs. Freigabe zu gemeinsamer Gestaltung

Die reflexhafte Reaktion auf Schatten-KI ist oft entweder:

• striktes Verbot („Solange es keine Richtlinie gibt, ist es untersagt“) oder

• implizites Wegschauen („Wir wissen, dass es passiert, reden aber nicht darüber“).

Beides greift zu kurz.

Reife Organisationen bewegen sich in eine dritte Richtung: gemeinsame Gestaltung. Dazu gehören zum Beispiel:

• Leitplanken statt detailgenauer Verbotskataloge

• Prinzipien („Menschenwürde, Transparenz, Verantwortung“) statt nur Tools

• iterative Anpassung der Regeln auf Basis realer Erfahrungen

Führung heißt in diesem Kontext nicht, jedes Tool zu kennen, sondern die richtigen Fragen zu stellen und Dialoge zu ermöglichen.

Was Schatten-KI über Kultur verrät

Schatten-KI ist ein Symptom. Sie verrät viel darüber, wie eine Organisation tickt:

• Wie hoch ist das Vertrauen, dass Mitarbeitende eigenverantwortlich handeln dürfen?

• Wie wird mit Unsicherheit und neuen Technologien umgegangen – defensiv oder lernorientiert?

• Wie schnell kann eine Organisation aus dem Tun ihrer Mitarbeitenden lernen und Strukturen nachziehen?

Dort, wo Schatten-KI offen adressiert wird, kann sich eine lernende Kultur entwickeln. Dort, wo sie tabuisiert wird, verstärken sich Misstrauen, Grauzonen und informelle Machtstrukturen.

Drei Führungsimpulse für den Umgang mit Schatten-KI

Für Führungskräfte und Organisationen können drei einfache Schritte einen Unterschied machen:

1. Transparenz ermöglichenLade dein Team aktiv ein, zu zeigen, wo und wie KI bereits genutzt wird. Nicht, um zu sanktionieren, sondern um zu verstehen.

2. Gemeinsame Prinzipien definierenStatt nur Tools zu bewerten, lohnt es sich, gemeinsame Grundsätze zu formulieren:Wofür wollen wir KI bewusst nutzen? Wo ist eine Grenze? Welche Qualität sichern wir immer mit menschlichem Blick ab?

3. Lernen strukturiert machenEtabliere Formate, in denen Erfahrungen mit KI regelmäßig geteilt werden: kurze Reviews, Learning Sessions, gemeinsame Reflexion über Risiken und Potenziale.

   
   

Schatten-KI als Einladung zur Führungsentwicklung

Schatten-KI zwingt dazu, Führung neu zu denken: weg von Kontrolle im Detail, hin zu Klarheit im Rahmen. Weg von „oben entscheidet, unten setzt um“, hin zu einem Dialog auf Augenhöhe über das, was schon Realität ist.

Die zentrale Frage für 2026 könnte daher lauten:

Nicht nur: „Welche KI-Strategie haben wir?“Sondern: „Wie führen wir in einer Realität, in der KI längst da ist – auch dort, wo wir sie nicht offiziell geplant haben?“

Genau an dieser Schnittstelle – zwischen Technologie, Haltung und Kultur – setzt die Arbeit von haubold.consulting an: Führung stärken, psychologische Sicherheit aufbauen und Organisationen befähigen, Verantwortung für ihren Umgang mit KI zu übernehmen.